W dokumentacji medycznej znajdują się dane o szczególnym charakterze. Na placówki zajmujące się ochroną zdrowia nakładana jest długa lista obowiązków dotyczących właściwego przechowywania akt. Szpitale czy jednostki medyczne powinny spełniać te wymogi nie tylko ze względów prawnych, ale również, mając na uwadze zaufanie pacjentów i poczucie ich bezpieczeństwa. Sprawdź, czy odpowiednio przechowujesz te dane!
Dokumentacja medyczna a regulacje prawne
Przepisy o ochronie danych osobowych RODO wraz z innymi ustawami i rozporządzeniami określają zasady przechowywania dokumentacji medycznej papierowej i elektronicznej. Wskazują nie tylko na okres, przez jaki trzeba trzymać akta w archiwach, ale też wytwarzanie dokumentacji, zasady dostępu do niej i niszczenia. A jak wygląda kwestia ich archiwizowania?
Przechowywanie danych medycznych a archiwa
Dokumentacja znajdująca się w archiwach placówki medycznej musi być chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych, zabezpieczona przed utratą lub uszkodzeniem. Wymusza to konieczność testowania stabilności serwerów i nośników danych. Ponadto dokumentacja powinna mieć taki format, aby dało się ją udostępnić i eksportować do innego systemu, np. może to być format XML.
Jeśli dołączane są do niej dokumenty papierowe, to powinny być zdigitalizowane. Oryginały należy przekazać pacjentowi albo zniszczyć.
Podmioty, które posiadają dokumentację medyczną, nie muszą same zajmować się jej przechowywaniem, archiwizowaniem i niszczeniem. Mogą zdecydować się na profesjonalny outsourcing, który oferuje Rhenus Office Systems Poland. Jak działa takie rozwiązanie i co obejmuje? Sprawdź szczegóły: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-medyczne/. Firma zapewnia wysoki poziom zabezpieczeń i pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu placówka medyczna może ograniczyć swoje obowiązki związane z zarządzaniem dokumentacją. Jak długo należy archiwizować takie zasoby?
Przechowywanie dokumentów pacjentów – przez jaki okres?
Czas, przez który placówka medyczna musi zachować dokumentację, zależy od jej rodzaju. Tę kwestię reguluje rozporządzenie Ministra Zdrowia z 2010 roku. Ogólna zasada mówi, że dokumentację medyczną należy przechowywać przez 20 lat, ale istnieją wyjątki.
W przypadku skierowań na badania lub zleceń lekarza obowiązuje dużo krótszy – 5 lat. Jeśli chodzi o zdjęcia rentgenowskie, które są archiwizowane poza dokumentacją medyczną, można je zniszczyć po upływie 10 lat.
W przypadku dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia przez nie 2. roku życia należy ją przechowywać 22 lata. Natomiast 30 lat to czas archiwizowania w przypadku pacjentów, u których doszło do zgonu na skutek uszkodzenia ciała albo zatrucia. A co należy zrobić z tymi dokumentami, kiedy minie wspomniany okres?
Niszczenie dokumentacji medycznej
Po upływie czasu przechowywania dokumenty powinny być zniszczone w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. Profesjonalnym niszczeniem dokumentacji zajmuje się wspomniana firma Rhenus Office Systems Poland, o której więcej możesz się dowiedzieć na stronie: https://www.rhenus-office.pl/. Korzysta z nowoczesnych rozwiązań służących do utylizacji dokumentacji papierowej i elektronicznej.
Jej instalacje niszczące są bardzo wydajne – jedna niszczarnia jest w stanie zniszczyć nawet do 15 ton dokumentów na dobę. Szpitale, zakłady opieki zdrowotnej czy placówki medyczne mogą bez obaw scedować obowiązki na zewnętrzną firmę. Dokumentacja będzie niszczona we właściwych terminach i zgodnie z wymaganiami RODO.
