Kartoteki pacjentów i inne dokumenty sporządzane w jednostkach ochrony zdrowia wymagają szczególnej ochrony. Zawierają dane osobowe wrażliwe, a także zwykłe, które nie mogą dostać się w niepowołane ręce. Ponadto pacjenci mają prawo powrócić do swojej dokumentacji, dlatego musi być ona przechowywana tak, aby zachować jej jakość przez lata. Sprawdź, jak robić to bezpiecznie.
Jak długo przechowywać dokumentację medyczną?
Dokumentacja medyczna, a zatem i dane pacjentów, przechowywana jest co do zasady 20 lat. Przepisy przewidują w tym zakresie liczne wyjątki – na przykład skierowania i zalecenia lekarskie archiwizujemy jedynie przez 5 lat. Na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-medyczne/ znajdziesz informacje dotyczące sposobów gromadzenia kartotek i innych dokumentów medycznych. Ze względu na długi okres archiwizacji, należy zastosować odpowiednie metody zabezpieczające, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z aktami w formie papierowej.
Bezpieczna archiwizacja dokumentacji pacjentów
Archiwizowanie dokumentacji pacjentów powinno odbywać się w formie elektronicznej. Przepisy zobowiązują personel medyczny do sporządzania akt w tej właśnie wersji. Ich zabezpieczenie polega na zastosowaniu haseł, szyfrów i kluczy dostępu.
Dokumenty, które trafiły do archiwum w wersji papierowej, mogą być tam przechowywane do terminu wymagalności. Należy jednak zadbać o to, aby w pomieszczeniu panowała odpowiednia temperatura i wilgotność powietrza. Papier może wymagać także innego rodzaju zabezpieczeń, w tym konserwacji. Co ważne, że pacjent, który zgłasza się po swoje dokumenty, musi otrzymać je w stanie nienaruszonym. Jednocześnie obowiązkiem dyrektora jednostki ochrony zdrowia jest zabezpieczenie kartotek papierowych tak, aby nikt niepowołany nie miał do nich dostępu. Jak to zrobić? Szczegółowe informacje znajdziesz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-medyczne/. Przychodnie, szpitale, prywatne gabinety mogą korzystać z pomocy firmy zewnętrznej, która oferuje usługę przechowywania dokumentacji medycznej zarówno bieżącej, jak i archiwalnej.
